Kazalo

• Osnovne določbe
• Članstvo
• Dejavnosti in skupine
• Koordinator
• Upravni odbor
• Materialno-finančno poslovanje društva
• Organizacijska struktura društva

Uvod

Pravilnik Društva za trajnostni razvoj Duh časa (v nadaljevanju: pravilnik društva) smo pripravili z namenom, da natančneje opredelimo delovanje Društva za trajnostni razvoj Duh časa (v nadaljevanju: društvo) v tistih delih, ki niso opisana v statutu oziroma, da se določbe statuta natančneje opredelijo. Poleg statuta in tega pravilnika, delovanje društva urejata tudi Pravilnik prostovoljskega dela in Etični kodeks organiziranega prostovoljstva. Tako ima društvo štiri uradne dokumente.

Osnovne določbe

1. Pravilnik društva ureja delovanje in razmerja v društvu na podlagi statuta društva in v skladu z zakonodajo, Pravilnikom o prostovoljskem delu in Etičnim kodeksom organiziranega prostovoljstva.
2. Pravilnik društva oziroma njegove spremembe sprejme zbor članov z absolutno večino prisotnih članov v skladu z 18., 19. in 20. členom statuta.
3. Pravilnik društva upravni odbor enkrat letno pregleda in po potrebi predlaga spremembe. Predlogi upravnega odbora morajo biti dopisno predstavljeni najkasneje deset dni pred zborom članov (17. člen statuta). Spremembe pravilnika lahko predlaga vsak član društva dopisno na upravni.odbor@duh-casa.si ali na zboru članov.

Članstvo

4. Član društva v skladu z 11. členom statuta postane oseba, ki v celoti izpolni in podpiše pristopno izjavo. Pristopna izjava (obrazec) je objavljena na spletni strani društva.
5. Članstvo v društvu je javno. Člani društva so vključeni v skupno elektronsko komunikacijo na vsi@duh-casa.si.
6. Dolžnost člana društva je, da z osebnim delom pripomore k uresničevanju namena in ciljev društva (druga alineja 13. člena statuta). To pomeni, da je član prevzel in izvaja katero od vlog v upravnem odboru, je član skupine (vsebinske ali regijske) in v njej redno sodeluje, se udeležuje društvenih srečanj ali na kak drugačen način v soglasju z upravnim odborom izkazuje svoje sodelovanje v društvu.
7. Za aktivnost člana se šteje tudi delo, ki ga izvaja v okviru drugih organizacij, če ta dejavnost jasno zasleduje namen in cilje društva Duh časa, o čemer odloča upravni odbor.
8. Vsak član društva je vabljen, da se pridruži skupini, v kateri želi delovati. Vse dejavnosti člani izvajajo v skladu z dogovorom znotraj skupine in v soglasju z njenim koordinatorjem.
9. Član društva lahko v imenu društva nastopa v javnosti ali organizira javni dogodek le s soglasjem koordinatorja ustrezne skupine (vsebinske ali regijske).
10. Člani skupine lahko sestanek skupine predlagajo in vodijo le v dogovoru s koordinatorjem skupine.
11. Člani upravnega odbora (predsednik, tajnik, blagajnik, koordinatorji) in sokoordinatorji s prevzemom delovnih nalog pridobijo društveni elektronski naslov (ime.priimek@duh-casa.si). Na predlog koordinatorja se društveni elektronski naslov lahko dodeli tudi drugim delujočim v skupini, če je to potrebno za njihovo delo. Naslov je član dolžan uporabljati, kadar gre za uradno komunikacijo z osebami ali organizacijami izven društva. Društveni elektronski naslov olajša komunikacijo znotraj društva. Imetniki društvenega elektronskega naslova so vključeni v dopisni seznam organizacija@.
12. Poleg že navedenih se oblikujejo tudi drugi skupinski elektronski naslovi za namen lažjega delovanja društva in skupin. Društvo ima splošni elektronski naslov info@. Pravico pošiljanja z info@ pridobijo člani s soglasno odločitvijo upravnega odbora. Upravni odbor je dosegljiv na naslovu upravni.odbor@. Pravico pošiljanja s skupinskih elektronskih naslovov skupin lahko posamezniku dodelita koordinator in sokoordinator te skupine v soglasju z upravnim odborom.
13. Seznami društvenih elektronskih naslovov in naslovnikov ter uporabnikov skupinskih elektronskih naslovov (dopisni seznam) so dostopni upravnemu odboru, ki jih enkrat letno pregleda in predlaga morebitne spremembe.
14. Vsak član društva ima dolžnost opozoriti na nepravilnosti v društvu nemudoma, ko nepravilnosti ugotovi. O nepravilnostih je dolžan obvestiti koordinatorja ustrezne skupine.
15. V primeru neprimernega delovanja člana društva, ga koordinator skupine najprej opozori. Če se napaka ponavlja, koordinator zadevo preda v odločanje upravnemu odboru. Obravnavani član mora imeti možnost svoje delovanje zagovarjati in biti prisoten pri odločanju o izključitvi.
16. Za neizpolnjevanje dolžnosti člana (14. člen statuta), ki je lahko razlog za izključitev, se smatra tudi neodzivnost člana do vlog, ki jih je prevzel (npr. dolgotrajno nepojasnjeno nesodelovanje).
17. Član skupine ne more v imenu društva izvajati dejavnosti brez vednosti in privoljenja mentorja za to dejavnost oziroma koordinatorja ustrezne skupine.
18. Društveni elektronski naslov se ukine osebi, ki ji članstvo v društvu preneha.

Dejavnosti in skupine

18. Vsak član društva ima pravico predlagati novo dejavnost, ki bi jo želel izpeljati v okviru društva. Predlagatelj v pisni obliki odda predlog za izvedbo dejavnosti ustreznemu koordinatorju ali upravnemu odboru. Upravni odbor odloča o izvedbi predlagane dejavnosti. Zavrnitev dejavnosti mora biti utemeljena.
19. Dejavnost se lahko začne izvajati šele, ko je:
    1. ustrezno pripravljen načrt izvedbe, v katerem je
    2. določen koordinator skupine za izvedbo te dejavnosti,
    3. sta skupini pridružena še najmanj dva člana društva in
    4. je dejavnost potrjena s strani upravnega odbora.
20. Koordinator nove skupine se s podpisom načrta izvedbe zaveže, da bo bo projekt izpeljal v skladu s tem načrtom. V nasprotnem primeru lahko sam nosi morebitno pravno odgovornost.
21. Vsa pomembna odstopanja od sprejetega načrta skupine mora koordinator javiti upravnemu odboru in za spremembe ponovno pridobiti soglasje.
22. Na predlog članov in bodočega koordinatorja ter z odločitvijo upravnega odbora se lahko organizira regijska skupina. Namen regijske skupine je delovanje na lokalni ravni. Vsi člani društva, s stalnim ali začasnim bivališčem v regiji posamezne regijske skupine, so povabljeni k sodelovanju in morajo biti obveščeni o dejavnostih te regijske skupine.
23. Skupina lahko (v soglasju z upravnim odborom) z neko dejavnostjo kandidira na razpisih za pridobitev nepovratnih sredstev. V primeru pridobljenih sredstev vodja te dejavnosti postane eden od koordinatorjev društva in pridobi naziv koordinator projekta.
24. Koordinator projekta svoje delo izvaja v tesnem sodelovanju s koordinatorjem skupine in upravnim odborom. Zanj torej veljajo enake pravice in dolžnosti kot za koordinatorje skupin.
25. Priporočljivo je, da ima vsaka skupina tudi sokoordinatorja. Član skupine postane sokoordinator v dogovoru s koordinatorjem in ostalimi člani skupine. Odgovornosti sokoordinatorja opredelita skupaj s koordinatorjem, o čemer obvestita upravni odbor.
26. Posamezen član društva lahko sodeluje v več skupinah.
27. V skupinah delujejo člani skupine, lahko pa tudi prostovoljci, ki niso člani društva. Delovanje prostovoljcev mora biti organizirano v skladu z Zakonom o prostovoljstvu, Pravilnikom o prostovoljskem delu in Etičnim kodeksom organiziranega prostovoljstva.
28. Člani skupine, ki v skupinah prevzamejo odgovornost (redno opravljajo delovne naloge), so lahko le člani društva.
29. Vse dejavnosti, ki se ne izpeljejo v okviru namena in ciljev društva, v skladu z zakonodajo ter drugimi določbami uradnih dokumentov društva, se ne smatrajo kot dejavnosti društva, zato člani in organi društva zanje ne prevzemajo nikakršne odgovornosti. Upravni odbor lahko kršitelje izključi iz društva.

Koordinator

24. Koordinator ima poglobljeno znanje o namenih, ciljih in delovanju društva. Seznanjen mora biti s celotnim dogajanjem v društvu ter sodelovati pri oblikovanju načrtov in poročil društva. Koordinator ima potrebno znanje tudi za področje, ki ga koordinira, kar predstavi v načrtu dejavnosti skupine.
25. Koordinator je odgovoren za delovanje skupine, ki jo koordinira. Dejavnosti skupine organizira v soglasju s člani skupine in po potrebi z upravnim odborom.
26. Koordinatorji vodijo dokumentacijo o delovanju skupine, saj na ta način zagotavljajo dober pregled nad delom, transparentnost aktivnosti in tudi olajšajo delo morebitnim bodočim koordinatorjem.
27. Koordinatorji redno poročajo o delu skupine ustno ali pisno na srečanjih upravnega odbora, zbora članov in drugih srečanjih društva. Srečanja so lahko v obliki video konference, preko spletnih tehnologij ali pa se uporabi ustrezno alternativo. V vsakem primeru so ta poročila objavljena na spletu in dostopna vsem.
28. Koordinatorji oddajo pisna polletna vsebinska poročila upravnemu odboru in sicer do 10. julija in do 10. januarja. Tajnik na podlagi teh poročil v sodelovanju s koordinatorji pripravi letno poročilo in poročila arhivira.
29. Polletna poročila pripravljajo tudi predsednik, tajnik in blagajnik društva.
30. Koordinator je odgovoren za obveščanje javnosti oziroma koordinatorja za odnose z javnostmi o delu skupine v sodelovanju s skupinama, ki skrbita za spletno stran in stike z javnostjo.
31. Koordinator z vsakim novim članom skupine opravi ustrezno uvodno usposabljanje, ga seznani z naravo dela v skupini in z akti društva glede na status (član, prostovoljec).
32. Koordinator v sodelovanju z mentorjem prostovoljca uredi vse potrebno za podpis Dogovora o prostovoljskem delu med prostovoljcem in društvom. Do 5. dne v mesecu odda mesečno poročilo o opravljenem delu svojih prostovoljcev skrbniku baze podatkov o prostovoljskem delu.
33. Koordinator vse člane skupine obravnava enakovredno sebi. Posluša njihove predloge, upošteva njihova mnenja, tudi če se z njimi ne strinja. S člani ohranja vljuden dialog, svoje odločitve in trditve zna podpreti z argumenti, ki jih poda na strokoven način. Člane motivira, v njih išče potencial in jih spodbuja, da ga razvijajo.
34. Koordinator je organizaciji predan s srcem. Ne glede na to ali je delo prostovoljno ali za delo prejme plačilo, svoje zadolžitve opravlja vestno in se drži dogovorjenih rokov.
35. Koordinator svojega dela v društvu ne opravlja iz koristoljubnih vzgibov (pridobivanje materialnih koristi, samopromocija …). Njegovo delo ni individualno in tudi ne avtorsko, temveč skupnostno in skupinsko, zato temu primerno tudi deluje (odprtokodno).
36. Koordinator se mora zavedati, da imajo sodelavci različne zmožnosti in nekateri morda tudi osebne težave, zato ceni in spoštuje delo vsakega člana, ne glede na količino vloženega dela ali njegove sposobnosti, če le deluje v skladu z načeli društva in cilji skupine. Zaveda se, da društvo predstavlja skupnost različnih ljudi z različnimi pogledi in življenjskimi slogi. Ne sprejema in ne opravičuje pa neprimernega vedenja, žalitev, prepirov ali ponavljajočih se napak. To pokaže z resnim in zrelim pristopom do težave oziroma kršilcev.
37. Koordinator ne deluje brez vednosti upravnega odbora, zaveda se možnosti lastnih napak, zato svoja prepričanja in mnenja redno postavlja na preizkušnjo. Zna sodelovati in delovati v skupini. Zna priznati in se opravičiti za svoje napake ter se jih trudi odpraviti.
38. Koordinator zna sprejeti konstruktivno kritiko, pripombe in različna mnenja, ki jih ne jemlje osebno. Zna se mirno in vljudno, a odločno odzvati na morebitne žalitve ali zlonamerne kritike. Pri delu v društvu mora biti sposoben nadzirati svoja čustva (jeza, nemir, živčnost …), saj na ta način skrbi za mirno reševanje sporov in jih ne zaostruje. S spodbujanjem kulturnega dialoga se izogne gojenju zamer ter pripomore k sprotnemu reševanju sporov in nesporazumov. S svojimi besedami in delom je vzor vsem ostalim. Predlaga rešitve problemov, spodbuja konstruktivno kritiko, timsko delo, sodelovanje in prijaznost med člani pa tudi do drugače mislečih zunaj organizacije. Po svojih najboljših močeh zagotavlja dobre odnose znotraj svoje skupine in društva.
39. Koordinator se kot predstavnik organizacije zaveda pomembnosti in resnosti svoje naloge, zato s svojim delom in vzorom skrbi za dobro podobo društva. Če opazi, da s svojim delovanjem vnaša razdor in prepire v organizacijo (čeprav nenamerno), koordinator sam dostojno odstopi s funkcije. V nasprotnem primeru ga k odstopu lahko pozove upravni odbor, ki mu koordinatorstvo lahko tudi odvzame.
40. Kljub temu, da koordinator svojemu delu v organizaciji posveča veliko pozornosti, se mora organizirati tako, da mu ne zmanjka časa za zasebno življenje in druge obveznosti. Takoj, ko delo postane breme, to sporoči upravnemu odboru in zaprosi za pomoč, skupaj se potem dogovorijo o ukrepih.
41. Koordinator, ki se odloči za odstop s koordinatorstva, o svoji odločitvi obvesti upravni odbor en mesec prej oziroma svoj odstop izpelje tako, da ne trpi delo znotraj skupine ali društva. Če je to mogoče, predlaga osebo, ki lahko prevzame koordinatorstvo skupine.
42. Odstop koordinatorja lahko na podlagi utemeljitve zahteva vsak član društva. Zahtevo nato obravnava in razrešuje upravni odbor.

Upravni odbor

43. Koordinatorji, predsednik, tajnik in blagajnik sestavljajo upravni odbor društva (22. člen statuta).
44. Upravni odbor se sestaja po potrebi oz. najmanj dvakrat letno. Udeležba članov upravnega odbora na sejah je obvezna.
45. Seje upravnega odbora so lahko tudi dopisne. V takem primeru se določi rok za glasovanje o odločitvah. Če član upravnega odbora v določenem roku ne poda odločitve, se smatra, da se strinja s predlogom.
46. O sejah upravnega odbora se zapiše zapisnik. Z zapisnikom se seznani člane društva.

Materialno-finančno poslovanje društva

47. Društvo razpolaga s finančnimi sredstvi v skladu z zakonodajo, s statutom društva in tem pravilnikom.
48. Predsednik društva lahko pooblasti za podpis finančnih in materialnih listin ter upravljanje z gotovinsko blagajno in tekočim računom društva člana upravnega odbora le s soglasno podporo upravnega odbora. Pooblastilo mora vsebovati konkretne pravice podpisnika.
49. Materialno-finančno poslovanje društva mora biti v očitni in jasni zvezi s programom dela ter v skladu z ugotovitvami poročil o delu.
50. Blagajnik društva vodi evidenco o finančno-materialnem poslovanju na način in v obliki, ki omogoča vpogled upravnemu odboru.
51. Finančno poslovanje društva je javno in redno objavljeno na spletni strani.
52. Polletna poročila o finančno-materialnem poslovanju so dana na vpogled članom društva.
53. Finančna sredstva ter materialne donacije društvo zbira namensko. Namen zbiranja donacij je lahko vezan na konkretno, redno ali občasno potrebo skupin ali za stroške delovanje društva. Sredstva, ki so zbrana namensko se morajo za ta konkreten namen tudi porabiti. O spremembah opisane porabe donacij odloča upravni odbor društva.
54. Donacije za dejavnosti posameznih skupin načeloma zbirajo posamezne skupine. Koordinatorji so odgovorni za smotrno finančno poslovanje svojih skupin. Skupina praviloma pripravi finančni načrt dejavnosti in dejavnost izvede, ko so za njeno izvedbo zagotovljena potrebna finančna sredstva.
55. Poraba finančnih sredstev v društvu sledi načelu, po katerem se najprej poravnajo materialni stroški dejavnosti, nato osebni materialni stroški članov skupin pri njihovem delu. Do povračila materialnih stroškov so upravičeni vsi člani društva in prostovoljci enako.
56. Ko so materialni stroški pokriti in če ima društvo dovolj sredstev ter če tako odločitev soglasno sprejme upravni odbor društva, se članom društva lahko pokrije tudi strošek dela.
57. Plačilo za delo se (v skladu z delovno zakonodajo) izvede, če član društva tako željo oziroma potrebo sam izrazi ali če to predlaga upravni odbor. Pri tem upravni odbor praviloma upošteva sledeča merila:
    1. Do plačila za delo je upravičen član društva, ki ima podpisan dogovor o prostovoljstvu in je s svojim delom že izkazal svojo pripadnost društvu oziroma skupini, katere član je ter upošteva društvene akte.
    2. Do plačila za delo je upravičen član društva, ki ne glede na status, prejema mesečni neto dohodek, ki je manjši od 500,00 €.
    3. Do plačila za delo je upravičen tudi član društva izven omenjenih dveh pravil, če tako presodi upravni odbor, pri čemer mora upoštevati namen in cilje, za dosego katerih je društvo ustanovljeno in svojo presojo jasno in pisno opredeliti.
58. Člani društva so dolžni skrbeti za jasno organizacijo dela in izvedeno plačilo za delo v skladu z akti društva in zakonodajo. Svoje pomisleke glede plačil za delo sproti in strpno predstavljajo upravnemu odboru ter konstruktivno sodelujejo pri razrešitvi morebitnih težav. Zavedajo se, da so plačila za delo skromna ter ne dosegajo tržnih cen za delo, niti ne plačil za delo v javnem sektorju. Člani društva se zavedajo, da je potrebno veliko truda že samo za to, da se sredstva za plačilo za delo sploh pridobijo.
59. Društvo izvaja pridobitne dejavnosti v skladu z zakonodajo in akti društva, pri čemer je osnovno načelo neprofitnost.
60. Predlagatelj pridobitne dejavnosti v soglasju s koordinatorjem skupine pripravi pisni predlog in ga predstavi upravnemu odboru, ki odloča o primernosti. Predlog vsebuje tudi namen porabe tako pridobljenih sredstev.

Organizacijska struktura društva

61. Delovanje društva je organizirano po skupinah (vsebinskih in regijskih), ki predstavljajo organizacijsko strukturo društva skupaj z organi društva v skladu z zakonodajo.
62. Organizacijska struktura je predstavljena na spletni strani. Vsaka skupina ima svojo predstavitveno stran, na kateri so dostopni kontaktni podatki, nameni in način delovanja skupine ter konkretne delovne naloge za namen pridobivanja novih sodelavcev.
63. Skupine imajo lahko organizirane tudi posamezne ekipe z namenom delitve nalog. Tudi ekipe imajo določenega koordinatorja. Koordinator ekipe ni član upravnega odbora, lahko pa to postane, na predlog koordinatorja skupine in po potrditvi upravnega odbora.
64. Skupine so lahko delujoče ali v mirovanju. Koordinatorji so člani upravnega odbora.
65. Skupine in ekipe za namene razvoja svojih dejavnosti opredelijo namene za zbiranje donacij (finančnih ali materialnih).
66. Organizacijska struktura društva se spreminja z razvojem posameznih dejavnosti in v soglasju z zborom članov. Upravni odbor enkrat letno pregleda organizacijsko strukturo in predlaga morebitne spremembe.

Pravilnik društva je sprejel upravni odbor dne 21. 12. 2014.